Produktiv sein und sich produktiv fühlen, sind zwei unterschiedliche Dinge. Das beste Gefühl stellt sich bei mir ein, wenn sich beide miteinander in Einklang befinden.
Anzufangen ist zwar schon die halbe Miete, aber zum Ziel zu kommen, ist die Voraussetzung, eine Tätigkeit auch zufriedenstellend zu erledigen.
Das Geheimnis ist ist simpel: Vermeide zu viele Kontextwechsel!
Wie mir das gelingt, erfährst du in diesem Artikel.
Warum Kontextwechsel Zeit kostet
Es gibt diese Phasen in meinem Leben, da habe ich das Gefühl, ich komme nicht vom Fleck. Und das, obwohl ich nicht nur (den ganzen Tag) auf der Couch liege.
proaktiv sein bedeutet, die Verantwortung für sein Leben zu übernehmen
Während eines normalen Arbeitstages ist es verlockend, neue Aufgaben zu beginnen, ohne die vorherigen vollständig abzuschließen. Diese Abwechslung kann zwar interessant sein, doch in der Regel führt sie zu ineffizientem Arbeiten.
Jedes Mal, wenn ich den Kontext wechsel und einer anderen Tätigkeit nachgehe, muss mein Gehirn den bisherigen Kontext loslassen und sich auf den neuen einstellen.
Es dauert oft 15 bis 30 Minuten, bis ein neuer Kontext so weit geladen ist, dass ich das Gefühl habe, produktiv zu sein.
Bevor der relevante Kontext vollständig geladen ist, fühlt sich eine neue Aufgabe oft fremd und kompliziert an. Es ist, als würde ich mich in einer fremden Küche zurechtfinden müssen – wo waren nochmal die Teller? Und das Besteck?
Bis ich mich an die neue Umgebung gewöhnt habe, um wie gewohnt Kochen zu können, vergeht Zeit. Sobald ich mich jedoch an den neuen Kontext gewöhnt habe, kann ich viel schneller und effizienter arbeiten.
Wie viele Kontextwechsel am Tag sind sinnvoll?
Um den Zeitverlust durch häufige Kontextwechsel zu vermeiden, tut es mir gut, eine Aufgabe oder ein Projekt vollständig abzuschließen oder zumindest so weit wie möglich voranzutreiben, bevor ich zum nächsten Projekt übergehe.
Aber auch hier muss ich darauf achten, Pausen einzulegen: Zu viele Stunden in demselben Kontext werden ebenfalls zu einer Leistungsminderung führen. Meine optimale Balance zu finden, ist der Schlüssel.
So findest du deine innere Balance
Es wäre ineffizient, an einem Tag an acht verschiedenen Projekten zu arbeiten, da ich ständig den Kontext wechseln müsstest. Genauso suboptimal ist es jedoch, den ganzen(!) Tag nur an einem Projekt zu arbeiten, es sei denn, dieses bietet genügend Abwechslung.
Ideal ist es, mich auf wenige Themen zu fokussieren, so dass ich nur wenige Kontextwechsel habe, bevor die Ermüdung durch monotone Arbeit einsetzt.
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Finde deine persönliche Balance
Am besten experimentierst du, um herauszufinden, wie viele Kontextwechsel für dich am besten sind. In der Regel arbeite ich produktiv mit etwa zwei bis drei verschiedenen Kontexten pro Tag – nach maximal 2-3 Stunden tut es mir gut, mich einem anderen Thema zu widmen.
Und am liebsten ist es mir, wenn der Kontrast zur vorangegangen Tätigkeit möglichst groß ist. Mal angenommen, ich mache vormittags die Buchhaltung oder erstelle Content, dann hilft es mir, wenn ich nachmittags unterwegs bin (wie zum Beispiel Erledigungen, Sport, etc.) oder an einem Projekt sitze, wo ich mich mit anderen Menschen abstimme oder jemanden coache.
Das sind die Tage, an denen ich mit Abstand das beste Gefühl habe, produktiv gewesen zu sein. Dann kann es sich auch mal anfühlen, als hätte der Tag nicht nur 24 Stunden sondern sogar 36 Stunden – weil einfach so viel unterschiedliche Sachen reingepasst haben.
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Selbst wenn ich mich bei einer bestimmten Art von Arbeit ausgelaugt fühle – wer macht schon gerne die Buchhaltung? – , kann ich durch den Wechsel zu einer anderen Aufgabe feststellen, dass ich mich schnell wieder erfrischt fühle.
In meinen früheren Jobs gab es ganz oft Tage, die zugeknallt waren mit Terminen. Und leider ging es immer um jeweils andere Themen. Mir blieb kaum Zeit, die Termine zu nachzuarbeiten und die entsprechenden ToDos rauszufiltern, da ging schon der nächste Termin los.
Genau das waren die Tage, an denen ich mich am erschöpftesten fühlte. Und am unproduktivsten. Denn außer mich mit anderen abgestimmt oder Informationen erfragt zu haben, kam nicht viel bei rum. Es fühlte sich an, als hätte ich nichts erledigt.
Seitdem versuche ich mir immer wieder feste (längere) Blocker in meinem Kalender zu reservieren, in denen ich in Ruhe arbeiten kann.
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Wichtig ist, kleine Projekte zu Ende führen
Um den Kontextwechsel weiter zu minimieren, hilft es mir außerdem, kleine Projekte vollständig abzuschließen, bevor ich mich mit anderen Dingen beschäftige. Wenn ich mir schon die Mühe mache, den Kontext für ein Projekt zu laden, möchte ich diesen erst verlassen, wenn das Projekt zu 100 % abgeschlossen ist.
Und auch wenn Pausen sehr wichtig sind, vermeide ich längere Unterbrechungen. Eine kurze Toiletten- oder Kaffeepause ist in Ordnung, aber ich versuche, längere Pausen wie Mahlzeiten zu minimieren, solange ich mitten im Projekt bin. Erfahrungsgemäß reißt es mich sonst komplett aus dem Flow.
Ist Stress mit einem bestimmten Mindset vermeidbar?
Beim Schreiben von Blogbeiträgen versuche ich normalerweise, von der Idee bis zur Veröffentlichung in einem Rutsch zu arbeiten. Auch wenn ein Artikel lang ist, teile ich ihn möglichst nicht auf mehrere Sitzungen auf.
Ich habe so oft die Erfahrung gemacht, dass ich etwas bis zur Hälfte erledige und es dann einfach unvollendet liegen bleibt.
Ihr wollt gar nicht wissen, wie viele Artikel hier noch in der Entwurfsphase verweilen und darauf warten, endlich fertiggestellt und veröffentlicht zu werden 😉
Wenn ich längere Pausen einlege, vor allem über Nacht oder am Wochenende, benötige ich zusätzliche Energie, um den Kontext erneut zu laden und wieder produktiv zu werden.
Und wenn ich wirklich, wirklich voran kommen möchte, stelle ich mir diese eine Frage:
Was ist die EINE Sache, die heute absolute Priorität hat?
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