Unerledigte Dinge rauben dir Energie! Sie beschäftigen dich die ganze Zeit und machen sich leider nicht von selbst. Es gibt aber Methoden, um den Berg der Aufgaben immer wieder neu in Angriff zu nehmen. Und dein Zeitmanagement auf das nächste Level zu bringen.
Welche Prioritäten hast du?
Jeder Tag hat 24 Stunden. Wenn man bedenkt, dass bereits ein Drittel dafür drauf geht, um zu schlafen und (meistens) ein weiteres Drittel, um zu arbeiten, dann bleiben dir noch acht Stunden. Nach Abzug von Pendeln, Einkaufen, Essen zubereiten, Essen zu sich nehmen, vielleicht noch Kinder umsorgen, etc., solltest du locker jeden Tag ein bis zwei Stunden haben, die du für die Umsetzung deiner Ziele nutzen kannst.
In ein oder zwei Stunden kann man unglaublich viel schaffen! Du solltest dich allerdings selbst organisieren, damit du weißt, wo du deinen Fokus setzt und die Zeit sinnvoll nutzt. Ich zeige dir ein paar Methoden, wie du dein Zeitmanagement besser in den Griff bekommst.
Effektive Methoden des Zeitmanagements
Das Eisenhower-Prinzip als Zeitmanagement-Methode
Das Prinzip geht auf den ehemaligen Präsidenten der USA, Dwight D. Eisenhower, zurück, der in einer Rede sagte:
„I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“
Wenn man dieses Prinzip in eine Matrix übersetzt, sieht es so aus:
- Auf der einen Achse werden die wichtigen Dinge abgetragen,
- Auf der anderen Achse die dringenden Dinge.
Wenn du gar nicht weißt, wo dir der Kopf steht und wie du anfangen sollst, ist das ein gutes Zeitmanagement-Tool. Schreibe dir deine offenen Themen und Aufgaben auf kleine Post-Its und verteile sie entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in die vier Felder. So bekommt du einen Überblick, worauf du dich fokussieren solltest.
Die vier Quadranten
Der erste Quadrant: wichtig und dringend.
Es handelt sich um Termine mit Abgabezeitpunkten und Fristen. Diese Aufgaben solltest du sofort selbst erledigen. Wenn du es nicht tätest, könnten sich daraus drängende Probleme entwickeln.
Der zweite Quadrant: wichtig, aber nicht dringend
Hier befinden sich Aufgaben, die sich um deine Gesundheit und Wohlbefinden drehen – wie du weißt, solltest du deine Gesundheit immer priorisieren, sonst geht dir ganz schnell die Energie aus. Aber auch Themen wie Familie, Fortbildung und Erholung werden sich hier wiederfinden (müssen). Hier solltest du möglich viel Zeit investieren. Terminiere diese Aufgaben und erledige sie selbst.
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Der dritte Quadrant: nicht wichtig, aber dringend
In diesem Quadranten wird es vorrangig um Wünsche und Probleme von anderen Menschen gehen: E-Mails beantworten, Telefonate führen, Termine vereinbaren, etc. Diese Aufgaben müssen zwar auch erledigt werden, aber nicht zwingend von dir. Du kannst dir überlegen, ob du diese Aufgaben an andere delegierst, um sie für dich zu erledigen. Guck, dass du diese Aufgaben so weit wie möglich reduzierst.
Der vierte Quadrant: nicht wichtig und auch nicht dringend
Wenn Dinge weder wichtig noch dringend sind, kannst du dir sicher vorstellen, was damit passieren wird: Ab in den Papierkorb. Es spielt keine Rolle, ob sie gemacht werden. Niemanden interessiert es und es folgen auch keine Konsequenzen, wenn sie nicht erledigt werden.
Organisiere deinen Tag und werde so produktiver
Eat that frog
Ich war mal auf einem Motivations-Seminar, bei dem der Seminarleiter folgende Frage gestellt hat: Stellt euch vor, ihr müsstet eine dicke, fette Kröte essen. Eine mit so richtig vielen Warzen. Groß und dick und hässlich. Es sollte klar sein, dass niemand diese Kröte wirklich essen möchte. Aber wenn euer Leben davon abhängt, was wäre die ideale Tageszeit, um die fiese Kröte zu verschlingen?
Na, was denkst du? Würdest du es so weit wie möglich hinauszögern und es irgendwann kurz vor dem Zu-Bett-gehen dann hinter dich bringen? In dem Fall hättest du leider den ganzen Tag die Kröte im Hinterkopf. Der ganze Tag wäre im Eimer.
Deine Konzentration, Motivation und Energie ist morgens nach dem Frühstück am höchsten. Dein Blutzuckerspiegel hat sich dann nämlich eingependelt. Und genau dann ist die ideale Zeit, um die größte Hürde des Tages zu nehmen.
Also iss die Kröte gleich morgens als erstes, wenn du deine Aufgaben angehst. Starte den Tag immer mit der schwierigsten Aufgabe, dann wirst du den Tag gewinnen. Wenn die schwierigste Aufgabe schon vormittags erledigt ist, hast du gleich ein Erfolgserlebnis, was dich den restlichen Tag über tragen wird. Alle weiteren Aufgaben sind dann nur noch pillepalle. Stell dir also morgens gleich als erstes die Frage: Welche Kröte muss ich heute schlucken? Und dann runter damit!
Diese Zeitmanagement-Methode stammt übrigens aus dem Buch von Brian Tracy “Küss den Frosch”.
Die Pomodoro-Technik
Diese Technik ist auf eine Küchenuhr in Form einer Tomate (ital. = Pomodoro) zurückzuführen. Die Idee ist, dass auf Konzentrations- und Arbeitseinheiten regelmäßige Pausen folgen, um dann wieder konzentriert die nächste Arbeitseinheit anzugehen.
Die Zeitmanagement-Technik besteht aus 5 Schritten:
- Formuliere die Aufgabe schriftlich.
- Stelle dir einen Timer auf 25 Minuten.
- Arbeite an deiner Aufgabe, bis der Timer klingelt.
- Mache eine kurze Pause von 5 Minuten.
- Stelle dir erneut den Timer auf 25 Minuten, um weiterzuarbeiten.
Das Ganze machst du bis zu vier 25-Minuten-Einheiten, um dann eine längere Pause zu machen. Effektiv hast du so eine Stunde 40 gearbeitet und in Summe 15 Minuten Pause gehabt.
Das funktioniert deshalb so gut, weil Pausen deine Konzentration erhöhen und somit deine Produktivität steigern.
Ich muss ehrlicherweise zugeben, dass ich noch nie einen ganzen Pomodoro-Zyklus von vier Einheiten hinbekommen habe. Meistens sind für mich die 25 Minuten als Einstieg super. Mental ist das ein wirklich leichter Einstieg, da 25 Minuten nicht viel Zeit sind. Nach der ersten Pause von 5 Minuten bin ich meistens dann so im Flow der Aufgabe, dass ich mir keinen weiteren Timer mehr stelle. Aber das hängt vermutlich auch von der jeweiligen Aufgabe ab.
„Man darf nie an die ganze Straße auf einmal denken.“
Zum Abschluss noch eine kleine Geschichte aus dem Buch „Momo“ von Michael Ende, die ich sehr liebe. Denn egal wie viele ToDos auf dich warten, fang einfach an. Der Berg will Schritt für Schritt erobert werden. Und irgendwann stehst du auf dem Gipfel. Megastolz auf dich selbst.
Beppo Straßenkehrer
Wenn jemand auch sehr viele Freunde hat, so gibt es darunter doch immer einige wenige, die einem ganz besonders nahestehen und die einem die allerliebsten sind. Und so war es auch bei Momo.
Sie hatte zwei allerbeste Freunde, die beide jeden Tag zu ihr kamen und alles mit ihr teilten, was sie hatten. Der eine war jung, und der andere war alt. Und Momo hätte nicht sagen können, welchen von beiden sie lieber hatte.
Der Alte hieß Beppo Straßenkehrer. In Wirklichkeit hatte er wohl einen anderen Namen, aber da er von Beruf Straßenkehrer war und alle ihn deshalb so nannten, nannte er sich selbst auch so. Beppo Straßenkehrer wohnte in der Nähe des Amphitheaters in einer Hütte, die er sich aus Ziegelsteinen, Wellblechstücken und Dachpappe selbst zusammengebaut hatte.
Er war ungewöhnlich klein und ging obendrein immer ein bisschen gebückt, so dass er Momo nur wenig überragte. Seinen großen Kopf, auf dem ein kurzer weißer Haarschopf in die Höhe stand, hielt er stets etwas schräg, und auf der Nase trug er eine kleine Brille.
Manche Leute waren der Ansicht, Beppo Straßenkehrer sei nicht ganz richtig im Kopf. Das kam daher, dass er auf Fragen nur freundlich lächelte und keine Antwort gab. Er dachte nach. Und wenn er eine Antwort nicht nötig fand, schwieg er. Wenn er aber eine für nötig hielt, dann dachte er über diese Antwort nach. Manchmal dauerte es zwei Stunden, mitunter aber auch einen ganzen Tag, bis er etwas erwiderte. Inzwischen hatte der andere natürlich vergessen, was er gefragt hatte, und Beppos Worte kamen ihm wunderlich vor.
Alles Unglück kommt von den vielen Lügen – den absichtlichen und unabsichtlichen
Nur Momo konnte so lange warten und verstand, was er sagte. Sie wusste, dass er sich so viel Zeit nahm, um niemals etwas Unwahres zu sagen. Denn nach seiner Meinung kam alles Unglück der Welt von den vielen Lügen, den absichtlichen, aber auch den unabsichtlichen, die nur aus Eile oder Ungenauigkeit entstehen.
Er fuhr jeden Morgen lange vor Tagesanbruch mit seinem alten, quietschenden Fahrrad in die Stadt zu einem großen Gebäude. Dort wartete er in einem Hof zusammen mit seinen Kollegen, bis man ihm einen Besen und einen Karren gab und ihm eine bestimmte Straße zuwies, die er kehren sollte.
Beppo liebte diese Stunden vor Tagesanbruch, wenn die Stadt noch schlief. Und er tat seine Arbeit gern und gründlich. Er wusste, es war eine sehr notwendige Arbeit.
Wenn er so die Straßen kehrte, tat er es langsam, aber stetig: Bei jedem Schritt einen Atemzug und bei jedem Atemzug einen Besenstrich. Dazwischen blieb er manchmal ein Weilchen stehen und blickte nachdenklich vor sich hin. Und dann ging es wieder weiter: Schritt – Atemzug – Besenstrich.
Während er sich so dahinbewegte, vor sich die schmutzige Straße und hinter sich die saubere, kamen ihm oft große Gedanken. Aber es waren Gedanken ohne Worte, Gedanken, die sich so schwer mitteilen ließen wie ein bestimmter Duft, an den man sich nur gerade eben noch erinnert, oder wie eine Farbe, von der man geträumt hat.
Manchmal hat man eine sehr lange Straße vor sich – die man niemals schaffen kann
Nach der Arbeit, wenn er bei Momo saß, erklärte er ihr seine großen Gedanken. Und da sie auf ihre besondere Art zuhörte, löste sich seine Zunge, und er fand die richtigen Worte. „Siehst du, Momo“, sagte er dann zum Beispiel, „es ist so: Manchmal hat man eine sehr lange Straße vor sich. Man denkt, die ist so schrecklich lang; das kann man niemals schaffen, denkt man.“
Er blickte eine Weile schweigend vor sich hin, dann fuhr er fort: „Und dann fängt man an, sich zu beeilen. Und man eilt sich immer mehr. Jedes Mal, wenn man aufblickt, sieht man, dass es gar nicht weniger wird, was noch vor einem liegt. Und man strengt sich noch mehr an, man kriegt es mit der Angst, und zum Schluss ist man ganz außer Puste und kann nicht mehr. Und die Straße liegt immer noch vor einem. So darf man es nicht machen.“
Er dachte einige Zeit nach. Dann sprach er weiter: „Man darf nie an die ganze Straße auf einmal denken, verstehst du? Man muss nur an den nächsten Schritt denken, an den nächsten Atemzug, an den nächsten Besenstrich. Und immer wieder nur an den nächsten.“ Wieder hielt er inne und überlegte, ehe er hinzufügte: „Dann macht es Freude; das ist wichtig, dann macht man seine Sache gut. Und so soll es sein.“
Und abermals nach einer langen Pause fuhr er fort: „Auf einmal merkt man, dass man Schritt für Schritt die ganze Straße gemacht hat. Man hat gar nicht gemerkt wie, und man ist nicht außer Puste.“ Er nickte vor sich hin und sagte abschließend: „Das ist wichtig.“
Michael Ende
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Mach deine Entwicklungspotenziale sichtbar –
Mit dem Rad des Lebens
Schritt 10: Vereinbarungen halten
Um deine Ziele zu erreichen, musst du Vereinbarungen mit dir selbst halten. Am wichtigsten wird immer deine Gesundheit sein. Wenn es dir gut geht, gehe einen kleinen Schritt pro Tag. Aber höre auf, dir was aufzuzwingen, was nicht passt.
Schritt 12: Ängste überwinden
Ängste sind normal. Alle haben Angst. Was Angst jedoch so unangenehm macht sind die damit verbundenen Gefühle. Doch hinter der Angst wartet ganz viel Freiheit auf dich. Denn nach der Komfortzone kommt die Lernzone.
